Spanje

In een internationale rechtspraktijk wordt op grote schaal gebruik gemaakt van volmachten. Zo ook in Spanje. Smith Boeser van Grafhrst Notarissen heeft inmiddels meerdere cliënten voorzien van volmachten voor de verkoop van een woning of de oprichting van een bedrijf. Zij hoeven niet naar Spanje, maar kunnen hun zaken aldaar laten behartigen door een gevolmachtigde.

Smith Boeser van Grafhorst Notarissen weet aan welke eisen en voorwaarden een Spaanse volmacht moet voldoen. Bovendien spreekt notaris Bas Boeser Spaans.

Algemene volmachten, zonder vermelding van de diverse specificieke bevoegdheden, worden in Spanje slechts in beperkte mate geaccepteerd. Uitgangspunt is dat alle mogelijke (rechts)handelingen die aan de orde kunnen zijn, nadrukkelijk worden genoemd.
In de regel dient een volmacht te worden afgegeven bij notariële akte wanneer de volmacht moet worden aanvaard door de volgende Spaanse instanties: notaris, kadaster, handelsregister, openbaar bestuur, belastingdienst, banken. Afhankelijk van het doel van de volmacht, kan soms worden volstaan met handtekeninglegalisatie en soms zelf met een onderhandse volmacht zonder legalisatie. Hiervoor zijn geen algemene regels te geven, zodat bij de minst of geringste twijfel men er verstandig aan doet de volmacht in een notariële akte te doen opnemen.
Sommige rechtshandelingen kunnen naar Spaans recht niet bij volmacht worden gedelegeerd. Voorbeelden: het verlijden van een testament en het ondertekenen van de jaarstukken door de bestuurder van een vennootschap.
Als de kans bestaat dat de volmacht zal worden gebruikt bij een transactie waarbij een en dezelfde persoon voor beide partijen compareeert, dient de volmacht nadrukkelijk te bepalen dat de bevoegdheid waarvoor deze is afgegeven, ook dan kan worden uitgeoefend. Bij voorkeur vermeldt de Nederlandse tekst van de volmacht het Spaanse woord “autocontratación”, gevolgd door een korte toelichting. Daarnaast is het raadzaam te vermelden dat de volmacht ook geldig is ingeval van tegenstrijdige belangen.
Vertegenwoordiging in rechte geschiedt in Spanje altijd op basis van een procesvolmacht aan advocaten en procureurs. Dat dient een notariële volmacht te zijn, een akte dus. Handtekeninglegalisatie volstaat niet.
Bij het vaststellen van de identiteit van de comparant doet de Nederlandse of Belgische notaris er goed aan het paspoort (of vergelijkbaar ID-document) te gebruiken. Dus niet het rijbewijs, dat (ten onrechte) niet door alle Spaanse instanties en overheden als geldig legitimatiebewijs wordt gezien. Dit kan van belang zijn bij procedures waarin naast de volmacht ook een gelegaliseerde kopie van het paspoort van de comparant nodig is, zoals bij de aanvraag van een NIE-nummer.
Dienen in Spanje rechtshandelingen te worden verricht namens een buitenlandse vennootschap, dan gebeurt dit bij voorkeur met een volmacht. Dit voorkomt dat de Spaanse notaris in twijfel trekt of de rechtshandeling in kwestie binnen het statutaire doel van de BV valt. De afgifte van de volmacht impliceert immers dat die vraag al bevestigend beantwoord is door zijn buitenlandse ambtsgenoot.
In de volmacht dient de beschrijving van de buitenlandse vennootschap zo volledig mogelijk te zijn, dus met vermelding van de statutaire zetel, het kantooradres, het KvK-nummer, de bestuurders etc. In dat geval kan het aanleveren van de statuten meestal achterwege blijven.
Of een Spaanse vennootschap bij een buitenlandse notaris terecht kan voor een volmacht is een discretionaire bevoegdheid van die notaris. Ondanks dat deze geen toegang heeft tot het Spaanse handelsregister, zijn er notarissen die dergelijke akten passeren. De Spaanse notaris en het Spaanse handelsregister zien doorgaans geen reden deze akten te weigeren. Zij kunnen de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de comparant immers, in tegenstelling tot de buitenlandse notaris, zelfstandig verifiëren. Het is wel raadzaam het unieke NIE-nummer van de comparant te vermelden aangezien paspoortnummers iedere 5 of 10 jaar veranderen.
Volmachten voor bankzaken verdienen bijzondere aandacht. Spaanse banken zijn zo mogelijk nog strikter dan andere instanties bij het toezien op alle punten en komma´s. Een bankvolmacht is in Spanje niet bruikbaar voordat de juridische afdeling van de bank in kwestie de volmacht in orde heeft bevonden. Dit is het zogenaamde “bastantear” van de volmacht (afgeleid van het woord “bastante” = voldoende). Wie bij een bank informatie wil inwinnen met een volmacht moet er rekening mee houden dat dit proces gemakkelijk twee weken of meer in beslag kan nemen.
Handgeschreven toevoegingen op notariële volmachten zijn ongeldig, ook als deze voorzien zijn van een handtekening of paraaf van de notaris en/of volmachtgever.
Nadere voorwaarden in een volmacht waarvan niet duidelijk is of deze vervuld zijn, maken een volmacht onbruikbaar. Te denken valt aan toevoegingen als ´mits volmachtgever akkoord is´, ´op nadere instructie van de comparant´, of ´een nader door de gerechtigden in onderlinge overeenstemming te bepalen verkoopsom´. De Spaanse notaris die op basis van de volmacht de operatie moet authoriseren is immers niet in staat vast te stellen of aan deze voorwaarden voldaan is.
Sommige transacties kunnen in Spanje op basis een mondelinge volmacht worden getekend. De noodzakelijke notariële bekrachtiging door de volmachtgever vindt dan op een later tijdstip plaats. Dat kan ten overstaan van een buitenlandse notaris. Welke rechtshandelingen hiervoor in aanmerking komen wordt bepaald door de Spaanse notaris in kwestie. Hiervoor bestaan in Spanje geen wettelijke regels. Voorbeeld: aankoop van onroerend goed kan wél, maar verkoop kan niet op basis van een mondelinge volmacht passeren.
Notariële en onderhandse volmachten dienen te allen tijde worden voorzien van een apostille. Er zijn heden ten dage nog maar weinig landen in de wereld die het apostilleverdrag niet hebben ondertekend. De taal van de apostille is niet van belang.

España

Los poderes notariales se utilizan ampliamente en la práctica jurídica internacional. Este también es el caso de España. Smith Boeser van Grafhorst Notarissen ha otorgado a muchos clientes poderes para la venta de una casa o el establecimiento de una empresa. Ellos no tienen que ir a España, en su lugar, pueden hacer que un representante autorizado en ese país se encargue de sus asuntos. Especialmente en estos tiempos de Corona, este servicio responde a una gran necesidad.

Smith Boeser van Grafhorst Notarissen sabe qué requisitos y condiciones debe cumplir un poder notarial español. Además, el notario Bas Boeser habla español. Por lo tanto, la escritura puede ejecutarse en español, lo que es un requisito para las autoridades españolas.

Los poderes generales, sin mencionar los distintos poderes específicos, solo se aceptan de forma limitada en España. El principio básico es que todos los posibles actos (legales) que se puedan presentar, se mencionen explícitamente.
Por regla general, el poder debe ser emitido mediante escritura pública cuando el poder debe ser aprobado por las siguientes autoridades españolas: notario, registro de la propiedad, registro mercantil, administración pública, autoridades fiscales, bancos. Dependiendo del propósito del poder, la legalización de la firma a veces puede ser suficiente y, a veces, incluso un poder privado sin legalización. No existen reglas generales para ello, por lo que en caso de la más mínima duda conviene elevar el poder a escritura pública.
Según la legislación española, algunos actos jurídicos no pueden ser delegados por medio de un poder general. Ejemplos: la ejecución de un testamento y la firma de estados financieros por el director de una empresa.
Si existe la posibilidad de que el poder se utilice en una transacción en la que una misma persona comparezca en representación de ambas partes, el poder debe estipular explícitamente que la autorización para la que se emitió también entonces pueda ejercerse. Preferiblemente, el texto holandés del poder menciona la palabra española “autocontratación”, seguida de una breve explicación. Además, conviene señalar que el poder también es válido en caso de intereses contrapuestos.
La representación legal en España siempre se realiza en base a un poder notarial a abogados y procuradores. Este debe ser un poder notarial, es decir, una escritura. La legalización de la firma no es suficiente.
Al establecer la identidad de la persona que comparece, se recomienda al notario civil holandés o belga que utilice el pasaporte (o documento de identidad equivalente). Es decir, no la licencia de conducir, que (injustamente) no es vista por todas las autoridades y autoridades españolas como una prueba válida de identidad. Esto puede ser importante en procedimientos en los que, además del poder, también se requiera una copia legalizada del pasaporte de la persona que comparezca, como cuando se solicita un número NIE.
Si los actos jurídicos se van a realizar en España en nombre de una sociedad extranjera, es preferible que se realicen mediante un poder general. Esto evita que el notario español se pregunte si el acto jurídico en cuestión se encuentra dentro o no de la finalidad legal de la sociedad extranjera. Después de todo, el otorgamiento del poder implica que esta pregunta ya haya sido respondida afirmativamente por su contraparte extranjera.
En el poder, la descripción de la sociedad extranjera debe ser lo más completa posible, indicando el domicilio social, la dirección de la oficina, el número de la Cámara de Comercio, los directores, etc. En ese caso, los estatutos generalmente pueden omitirse.
Que una sociedad española pueda recurrir a un notario de derecho civil extranjero para obtener un poder es una facultad discrecional de dicho notario de derecho civil. A pesar de no tener acceso al registro mercantil español, hay notarios que aprueban dichas escrituras. El notario español y el registro mercantil español no suelen ver ninguna razón para rechazar estas escrituras. Después de todo, a diferencia de un notario de derecho civil extranjero, ellos pueden verificar de forma independiente la facultad representativa del compareciente. Es recomendable indicar el número de NIE único de la persona que comparece, ya que los números de pasaporte cambian cada 5 o 10 años.
Los poderes para asuntos bancarios merecen especial atención. Las entidades bancarias españolas son, en lo posible, incluso más estrictas que otras autoridades a la hora de supervisar todos los puntos y comas. Un poder bancario no puede ser utilizado en España hasta que el departamento legal del banco en cuestión haya aprobado el poder. Este es el llamado “bastantear” del poder (derivado de la palabra “bastante” = suficiente). Cualquiera que desee obtener información de un banco mediante un poder debe tener en cuenta que este proceso puede durar fácilmente dos semanas o más.
Las adiciones escritas a mano a los poderes notariales no son válidas, incluso si están firmadas o rubricadas por el notario y / o el poderdante.
Otras condiciones en un poder notarial de las cuales no esté claro si se han cumplido hacen inutilizable un poder notarial. Esto podría incluir adiciones tales como ‘sujeto al acuerdo del poderdante’, ‘por instrucción adicional de la persona que comparezca’ o ‘un precio de venta que se determinará de mutuo acuerdo entre los titulares’. Después de todo, el notario español que debe autorizar la operación sobre la base del poder no puede determinar si se han cumplido estas condiciones.
Algunas transacciones pueden firmarse sobre la base de un poder notarial verbal en España. La necesaria ratificación notarial por parte del poderdante se llevará a cabo posteriormente. Esto puede hacerse en presencia de un notario de derecho civil extranjero. Qué actos jurídicos se acogen a ello, lo determina el notario español en cuestión. No hay reglas legales para esto en España. Ejemplo: la compra de bienes inmuebles es posible, pero la venta no puede realizarse sobre la base de un poder notarial verbal.
Los poderes notariales y privados deben estar siempre apostillados. En la actualidad, hay pocos países en el mundo que no hayan firmado la convención sobre la apostilla. El lenguaje de la apostilla es irrelevante.