Legalisatie en apostille

U hebt stukken gekregen uit het buitenland die u moet laten legaliseren of u hebt van ons of van een ander notariskantoor een brief gekregen met daarbij een verklaring of volmacht. In die brief wordt u verzocht om uw handtekening onder de verklaring/volmacht te laten legaliseren door een notaris.

waarom een legalisatie van uw handtekening?

De notaris moet zeker weten dat u zelf de verklaring/volmacht hebt ondertekend en niet iemand anders. De notaris garandeert aan zijn cliënten, maar ook aan anderen een zo groot mogelijke rechtszekerheid.

De notarissen in Nederland hebben daarom met elkaar afgesproken dat zij op verzoek van een collega notaris een handtekening legaliseren. Dit betekent dat de ‘legaliserende’ notaris vaststelt, dat u inderdaad zelf de volmacht ondertekent. Hij verklaart op de verklaring/volmacht dat het uw handtekening is die op de verklaring/volmacht staat. Ook vermeldt hij op welke datum u hebt getekend.

hoe vindt die legalisatie plaats?

Iedere notaris in Nederland kan uw handtekening legaliseren. De legalisatie kan dus plaatsvinden bij Smith Boeser van Grafhorst Notarissen te Haarlem. Woont u niet in de buurt, dan ligt het voor de hand dat u naar een notaris in uw omgeving gaat. Een notaris brengt kosten in rekening voor een legalisatie. Informeer hierover bij de notaris bij u in de buurt. Indien u de verklaring op ons kantoor ondertekent zullen daarvoor geen kosten in rekening worden gebracht.

U kunt ook bij uw gemeente aan afspraak maken voor het laten uitvoeren van een legalisatie.

wat moet ik doen?

Om uw handtekening te laten legaliseren neemt u contact op met het kantoor van de door u gekozen notaris.  U neemt de verklaring/volmacht en een geldig identiteitsbewijs mee. In het bijzijn van de notaris, of een medewerker van het notariskantoor, plaatst u uw handtekening onder de verklaring/volmacht. U ondertekent de verklaring/volmacht dus niet van tevoren!

De notaris ondertekent daarna de legalisatieverklaring onder uw handtekening. Daarmee is de legalisatie voltooid. Na de legalisatie stuurt u de verklaring/volmacht, samen met een kopie van uw identiteitsbewijs naar ons kantoor terug.

apostille

Als een gelegaliseerd stuk bestemd is voor het buitenland, verzoekt de buitenlandse organisatie vaak om een apostille. Een apostille is een stempel van de rechtbank dat de notaris daadwerkelijk bevoegd is tot het uitvoeren van de legalisatie. Op stukken die vertaald zijn, is soms ook apostille gewenst.